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スペックの低いパソコンを使っている人は仕事ができない

2019-10-19 [記事URL]

よくスペックの低いパソコンを従業員に与えている会社や、また使っているビジネスマンがいる。
また、機能が低い純正品でないオプションパーツなどを使っている人がいるが、これは本当に愚かなことである。

先日もこんな話があった。
ある会社で事務員が低いスペックのデスクトップパソコンを使っており、そのためにエクセルが立ち上がるだけで1分かかると言う。

従業員は「毎回こと」と笑っていただが、これがどれだけの無駄につながるのだろう。
ハハハと笑っていたが、これを笑い話と言うだろうか。

スペックの低いパソコンがなぜ悪い

ボロボロのパソコン

スペックの低いパソコン。
買う方とすれば、安い。
どうせパソコンは消耗品だ、だからその時安いものを使えばいいと考えるのだろう。
しかし、それは大間違い。

スペックの低いパソコンを使っている人は仕事ができないと僕は考えているからだ。

その理由は2つある。

1,時間の無駄にコスト意識がない

エクセルを立ち上げるのに1分待つ。

これは本当に時間の無駄である。
たった1分と思うかもしれないが、エクセル立ち上げるだけでこれなら他の作業についても時間かかる。

・そもそも起動に時間がかかる
・印刷に時間がかかる
・固まる

関連して、こう言うことが起こりうる。
1日の業務の中に、こうしたことがどの程度発生するだろうか。
その都度待ち、ぼーっとした時間を過ごす。

スペックのまともなパソコンを使うだけで、そんな無駄がないのに安いからと程スペックのパソコンを使うことは、パソコンが時間泥棒になっているのだ。

時間泥棒

こんな無駄はない。
仮に1日のうち1回1分を無駄にしたとしても、1週間で5分。1ヶ月で約20分。
結果1年で約4時間を「ぼーっと」して過ごすことになるのだ。

2,業務にストレスを感じていないのが、もう麻痺している

そもそもそんだけ、時間を無駄にしていることにストレスを感じていないのが、終わっている。
仕事の効率化を考えた場合、仕事の快適さは多いに関係する。

小さい話だが、例えば毎回ハサミを探している人がいたとしよう。
毎回探すことに時間をかけて無駄にしていることにストレスを感じれば、これからは決まったところにハサミを置こう、そうすれば探す無駄がなくなる。と考えるだろう。
それが、業務の改善につながっていく。

しかし、そもそも毎回ハサミを探すことにストレスを感じていないと、改善しようとも思わない。
常に業務に対し、快適かつ効率的にできないか?と言う意識がないと、業務改善には繋がらないのだ。

そう言う意味で、業務の中にストレスを感じることは、改善へのきっかけとなるのだ。

ストレス

こうして見れば、最初に話した「スペックの低いパソコンを使っている人は仕事ができない」と言うことに理解できるのではないだろうか?
サクサク動くパソコンを使うだけで、快適に早く仕事できるのにその投資もせずに、そのままの状態で「普通」だと思っていると、それはもう終わっている。

結果、どんな仕事でも効率的にできない人なので、「スペックの低いパソコンを使っている人は仕事ができない」とつながっていくのだ。

もちろん、高スペックのパソコンを使うことだけが業務改善ではないが、間違いなく投資効率としては効果的である。


そのサーバーいる?

2019-10-07 [記事URL]

サーバー

たまに小さい会社が「会社にサーバーあります」と言う話を聞く。
いわゆる社内サーバー。

正直なところ、それ、いる?と思う。

社内サーバーを置く理由

いろんな理由があると思うのだが、聞いてみると結局は「データの共有」が主な理由だったりする。
「データ共有なら、ドロップボックスとかgoogledriveでよくね?」と突っ込むと、大抵「そうなんですよね」なんて答えが。

もちろんデータベースがあって、それと連動している場合もあるが、ほとんどの場合がそんなものではなくNASと変わらないようなデータの共有で使われているところが多い。

で、あればクラウドストレージで問題ないのでは?と。

社内サーバーのデメリット

社内にサーバーをおくメリットもあるだろうが、デメリットも当然ある。

費用と初期設定

サーバーを持ってきても、初期設定やら素人にはできない。
専門知識がある人でないと、そもそも構築できない。

PCに詳しい

また、当然費用は掛かる。

機器そのもの費用

当然、機器そのものの費用が掛かってくる。
買い替えも必要。

自社に置いてるサーバーの最大の問題

それは物理的損傷だ。
例えば、地震や停電で壊れた場合、どこかのサーバーの一部を借りている場合はいいが、自社に置いてたら自社のPCと同じようにお陀仏の可能性さえある。
多くの理由にデータのバックアップを真剣に考えているなら、会社以外のところに置いておく方が安心なはずだ。

google DriveやDropboxでセキュリテイは大丈夫?

これについてもたまに聞かれる。
自社サーバーの方が安全だと思っているかもしれないが、よくよく考えてほしい。

ことGoogleDriveで言うと、Googleと言う世界最高の天才を集約して作って公開しているサービスで、そこのセキュリティを超えれる奴がいれば、きっと軽く核のミサイル発射さえもハッキングで可能にするレベルの事件である。

よって、自社でセキュリティの更新をしょっちゅうしないサーバーにデータを入れとく方がよほど危険なのだ。

クラウドサーバー

大きなデータならAWSも

大きなデータを扱うのであれば、アマゾンが提供しているAWSもいいだろう。

AWSとはクラウドサーバーであり、データベースのストレージとしても使える。
また、アマゾンが提供していることもありセキュリティなども万全だ。

むしろ今後は、会社のPCにストレージはほとんどなく、そのPCでAWSにアクセスしてそこで作業する。
PCはただのインターフェイスになる時代はもうきているのだ。


3万円あるなら、いますぐ31.5インチのモニターを買え!

2019-10-05 [記事URL]

大きなモニター

多くの会社が仕事をする中で、ほとんどの会社では1人1台パソコンを使っているのではないだろうか?

一昔前は、皆デスクトップだったが、今ではノートパソコンを持ち歩き事務所でも開いている人も多い。
まあ、そのどっちでも共通して言えるのだが、もし今従業員に3万円前後のお金を投資できるのであれば間違いなく僕はモニターを買え!と言うだろう。

今時小さいモニターで仕事するのは出来ない奴

なぜ、僕がモニターを買うことをオススメするのか?
それは圧倒的にパソコンでの作業効率が上がるからだ。

通常事務所で使うモニターは20インチ前半が多い。
しかし、業種が違えば大きく変わる。
例えばホームページの制作やシステムをやっている会社は大きなモニターを使ったり、また複数台のモニターを使う。

モニター

モニターが大きくなることは大きな意味がある。
机で事務作業するにしても、大きな机の方が色々書類を置いておける。
これはPCでも一緒なのだ。

モニターが大きくなればできることも広がる

例えば、こんなありがちな作業で見てみよう。

PDFで届いた書類を見ながら、エクセルに何かを入力する。

小さいふつうのモニターの場合、2つの方法がある。
1つは、PDFを一旦印刷し、手元においてPCではエクセルを立ち上げ入力していく方法だ。

そしてもう1つはPDFもエクセルもPC上で立ち上げたまま、交互に表示し入力していく方法。

一般的にはこんな感じだ。
しかしこれが大きなモニターを使うとどうなるか。

単純に画面の左側半分にPDFを、右側にエクセルを開いて入力していくと言うことも当たり前にできる。

イメージ↓
スナップ

これは非常にストレスがない、切り替えもいらなければ、印刷する手間もない。
なお、ちょうど半分に表示を調整する必要があるだろう?と思っていてもご安心を。
めちゃくちゃ簡単です。↓

マメ知識:windows7より、スナップ機能が追加されモニター上での上下、また左右のファイルの割付が簡単になっています。
参考ページ マイクロソフト
Windowsをスナップする

左側でメールを開いて、右側でスケジュールを見たり。
用途は様々あるが、それには大きな画面がいる。
そう言う意味ではモニターを大きくするだけで、作業効率は上がる。

でも値段はどうなの?

ゲームでもせず、会社での仕事だけで考えれば、そんな高級なモニターは不要だ。
今調べてみると、こんな感じだ。

31.5インチと相当大きいが、なんと2万円台前半だ。
3万円で買ってお釣りで焼肉くらいは行けそうではないか。

たったこれだけの投資で、作業が捗るのであればコストパフォーマンスとしては最高だ。

またノートパソコンの人も会社では大きなモニターにつないで作業すれば絶対効率的だ。
なお、これまで僕は「でかいモニターにしろ!!」と言って、それを聴いて同じようにモニターを買った人が数人いるが、その全員が口を揃えてこう言う。

めっちゃよかった、もっと早く買っとけばよかったわ。と。

モニターを大きくすると言うことは、作業台が大きくなること。
絶対狭い机よりも、大きい机の方が作業はしやすいのだ。

決して大きな投資ではなく。
ぜひ実践してみてくれ。


自分でなんでもやってる社長のみなさまへ 業務改善のススメ

2019-10-05 [記事URL]

中小企業だからこそ必須の業務改善

業務の改善というと、大手企業がよくやっていることだと思うが、実際には僕は中小企業こそ、業務改善が必要と考えている。

僕もほぼほぼ個人でやっているレベルなので、そもそもは業務改善なんて、一部の大きな会社が取り組むことだと思っていた。
しかし、ここ数年いろいろな仕事のカタチをみていく上で、僕と同じような小さい会社に大きな問題があるのかに気が付いた。

それが業務の属人化である。

業務の属人化とは

業務の属人化とは、案件ごとの業務が「担当者に聞かないと分からない」という状況です。

個人や、2、3人。また10人までの中小企業では起きがちなことです。
もう少し具体的にお話しするとこんな感じである。

各々が仕事をしているが、各々の仕事の対応方法や進捗状況、またお客様への対応方法などがその担当者しか分かっていないという状況。

顧客対応

社長に聞かなきゃ分からない。
そんな風になっていないだろうか?

大手の場合はマニュアル化とシステムがある

ちなみに、こうしたことは大手企業では起こりにくい。
理由としては、マニュアル化とシステム化が徹底しているからである。

マニュアル

思い出してほしい、こんな経験はないだろうか?

とある大手がおこなっているサービスがある。
以前も問い合わせをしたのだが、ちょっと商品について気になったので再び電話した。
すると、初めて話すオペレーターが電話口に出たのだが、こう言われた。
以前、●●の件でも××の件でお電話いただいていますね。

ちゃんと情報が引き継ぎ、共有されているのだ。
当然これが大きなお金をかけて、システム化されているからだし、またコールセンターを外注で持っているのか自社で持っているのか、なんにせよお金をかけている。

これが、中小企業でできているだろうか?
また、属人化してるので、こんな風に電話で答えていないだろうか?

その件は、社長しか分かりません。
あいにく今出かけていますので、分かりません。

誰のために属人化をやめるのか?

このように属人化をすることが、なぜ悪い?
そう考える中小企業もあるだろう。
特に一人でやっている僕のようなところなんて大丈夫、僕の頭に全部入っているからなんて思っていないだろうか。

まあ、そんな僕でもそう思っていたわけで。
業務が属人化することで、何が一番問題になるのだろう。

例えば、うちの場合、業務の95%は僕に属人化されてる。
しかし、その仕事の中でマニュアルなどはなく、どこにどういう情報があるかについても分からないだろう。

全て僕の頭の中にある。

では、ここで質問。

もし、このまま属人化のまま時が経過していくリスクは?

一番考えられるのは死亡・事故・傷害リスク

もし、今自分に何かあったらどうなるだろう?

急病の担当者

僕はこれを考えた時、属人化を変えないといけない!と思いました。
僕の頭の中にあるとすれば、もし、今僕に何かあったらどうなるのだろう?ということ。

それは業務用パソコンでバックアップを取っていない状況で、ハードディスクが突然吹っ飛んだと同じ状況。

すなわち、業務が止まります。

そうなると、誰が迷惑かかるのか?

僕?
僕の会社?
家族?

いえ、違います。
一番ご迷惑をかけるのは、今お付き合いしているお客様なのだ。

うちの場合でも賃貸管理業務をしていますが、もし急に僕に何かあれば預かった賃料を、どこにどれだけ振り込めばいいのか誰も分からず。誰もできないという事態に。

これはとんでもなく迷惑をかけることになる。

そこで、僕は数ヶ月前から業務改善をおこない、マニュアル化や仕組み化を今隙間時間を見つけてはおこなっている。

ぜひ、もしあなたが社長でこのように業務が属人化しているのであれば、少し振り返ってほしい。
非常に危ない。

中小企業こそ、業務の改善と属人化から脱しないといけないのだ!

僕としても、色々なツールなども利用しこの業務改善のノウハウは中小企業向けに公開したいと思っているので、楽しみに待っておいてください。


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