業務改善のススメ
あなたの業務！改善してますか！？
毎日様々な仕事がある中で、その仕事の流れや動きがスムーズに業務が流れていますか？
大手企業であれば、業務改善について大きなお金を掛けてシステムを組んだりして仕組み化できています。
しかし、私もそうですが中小企業の場合どうでしょう？
業務が日々改善できれば、仕事の効率がもっとあがるのに！
そう社長が分かっていても、日常に追われて手がつけられていないのが現状ではないでしょうか。
中小企業こそ、業務を改善すべき！！
日本の企業の９９．７％が中小企業で、さらにそのうち、５人以下の企業が、84.9%※を占めます。
※出典：経済産業省 中小企業長編 ２０１９年度中小企業白書より 製造業は20人以下とする
時代は移り変わりIT化で便利になったはずの業務。
気がつけば、便利になったはずなのに、やることが増えている、という現実を肌で感じていませんか？
私も、そんな小企業の社長です
偉そうなことを言っていますが、私自身がそうした小企業の社長です。
あらためまして、こんにちは。
株式会社ユービーエル代表の田中徹也です。
前述の通り、弊社も2人でやっている小さな会社です。
どうしても自分自身でなんでもやってしまい、まさに私自身に業務は属人化されていました。
なんでも、私がやっているのですが、逆に私がいないと会社も回らないのです。
また友人も同じような小企業の社長も多く、私と同じような悩みを抱えていたのです。
多くの小企業社長の悩み
実際従業員が10人以下の小さな会社では、こうした問題が多く発生しています。
- 業務が属人化していて、担当に聞かないと仕事の進捗が分からない
- 社長に1つ1つ聞かないと業務が進まない
- 担当がいなくなると、だれも変わりができないので不安
- 何度も同じ作業を非効率に行っている業務もあり、事務員さんも疲弊している
- 日報を書くためにわざわざ会社に戻ってきている
- 営業が得た情報を、社内で素早く共有化できない
- 業務の指示をライングループや直のラインでおこなっており、情報が散らばり、また見落としが発生している
- 「今」「誰が」「何を」業務でしているかが共有できていないから何があってもフォローができない
- 仕事の「見える化」が出来ておらず、書類の発送忘れやフォローを逃す
中小企業の問題あるある
中小企業、特に小企業では仕事に担当を付けています。
しかしそれが問題ではありません。
こんなこと、ありませんか？
担当者が体調不良で休みの日、お客様から会社に電話。
お客様は進捗も内容も分かっていると思い、ご機嫌に電話口で話している。
しかし、そんなお客様にこんな一言を答えていませんか？
「担当が休みなのでわかりません、折り返しさせます。」
そして担当者に携帯に、お客様から「電話が欲しいと連絡があった」と伝言し、、、、。結果
「すいません、どうされましたk,,,ごほっ！！！」
という状況を作り出している会社は多々あります。
これを業務の属人化と言います。
片や大手はどうでしょう？
電話をかけるとコールセンターがあり、立派なシステムにはお客様の情報がデータベースとして登録されています。
「●●さま、この度はどうされましたか？以前は●ヶ月前に●●の件でお電話いただいていましたが。」
これは、大企業大きなお金をかけて、属人化しないように業務を仕組み化しているからできることなので。
では、そこまで大きな予算を掛けられない中小企業はどうすればいいのでしょうか？
小企業でも業務と属人化は改善できる！
実は、小企業でも業務を見直し、予算的にも取り入れることのできるITツールを導入することで、大手と変わらない仕組みを貴社に導入することができます！
簡単に言えば。。。
日々の業務を仕組み化して、無駄なく効率的で従業員も働きやすくなるように改善する。
その結果時間ができて、さらなる売り上げをあげることができるようになる！
これは目の前にある、実現できることなのです。
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